MTB Opening Flow Gaudi 2016 – Veranstalter, Agentur, PR, Sales

Andrea_Kohlndorfer_Flow_Gaudi_2016

Ausstellerkonzept – Aussteller-Akquise und -Betreuung – Erstellung Werbemittel – Vermarktung – PR – Pressearbeit und Presse-Betreuung – Organisation – Event-Begleitung vor Ort

Website: www.flow-gaudi.de        Facebook: www.facebook.com/flowgaudi

MTB Opening Flow Gaudi in Langgries

600 Besucher, über 40 Aussteller und über 500 Teilnehmer sind das Ergebnis der Flow Gaudi 2016, auf das wir zurückblicken können.

Die Flow Gaudi jährt sich nun zum zweiten Mal. Wir wollten mit der Flow Gaudi ein neues Konzept umsetzen. Ein MTB Event, an dem jedermann mitmachen, Fahrtechnik lernen und Spass haben kann, und bei dem die Industrie aktiv mit Ihrer Zielgruppe über eigene Workshops und Events interagieren kann. Ein Event, das eine große Bandbreite an Aktivitäten anbietet, und das die Möglichkeit gibt, die neuesten Bikes (Cube, Specialized, Pivot, Intense, Marin, Trek, Intense, Nicolai, Yeti), Protektoren (ION), Kleidung (Vaude) und Schuhe (Vaude, fiveten) zu testen. Das ganze umrahmt von einem spannenden Abendprogramm mit Feuerstellen, Live Bands, Essen und Getränken in einer Atmosphäre, in der man neue Freunde und Gleich gesinnte treffen kann.

Mit einer Fahrtechnikschule als Mitveranstalter konnten wir unseren Gästen über 200 verschiedene Fahrtechnikkurse und Workshops anbieten, bei welchen Kurventechniken, Sprungtechniken, Trial Biking, Fotofahren etc. vor Ort oder im nahen Bikepark verbessert werden konnten. Außerdem wurden Touren in der Region angeboten, bei welchen die Trails in der nahen Umgebung mit den neuesten Testbikes der Aussteller unter die Stollen genommen werden konnten.

Aufgrund des vorjährigen Erfolges war das Event in 2016 schnell ausgebucht, fast in dem Moment, als wir die Tickets online zum Verkauf angebieten konnten. Unsere Facebook Follower vervielfältigten sich gemäß unser Interaktion auf den Sozialen Plattformen: wir erzählten Geschichten über unsere Planungen und Vorbereitungen und teilten die Neuigkeiten, die uns die Aussteller zur Verfügung stellten.

Mit drei Medienpartnern an Bord –  dem Online Forum MTB News und den Fachzeitschriften World of Mountainbiking und Bikesport konnten wir in diesem Jahr eine noch größere Verbreitung in den Fachmedien vor und nach dem Event erreichen. Die Journalisten waren persönlich vor Ort und hatten teils eigene Stände, wo sie sich ihren Lesern persönlich präsentieren konnten.

Die Planung und Umsetzung eines solchen Events ist nicht ohne Herausforderungen: Wichtig ist:

Das richtige Team: jeder aus  unserem Team hat verschiedene Stärken. 2 Partner aus einer Fahrtechnikschule, die Kurse und Touren planen und umsetzen können. Eine Person, die fürs Catering zuständig ist, und die mit den lokalen Institutionen sprechen kann, und das Event vor Ort aufbauen kann. Und eine Person, mit den richtigen Medien- und Industriekontakten.

Gutes Wetter: das Event war für Teilnehmer und Aussteller ein großer Erfolg, aber weil das Wetter am Sonntag nicht perfekt war, blieb Laufkundschaft aus. Auf das Wetter hat man keinen Einfluss, trotzdem ist es wichtig, darauf vorbereitet zu sein und teilweise kurzfristig umzudisponieren und Alternativen anzubieten.

Geschichten erzählen: es ist extrem wichtig, konsequent Geschichten über alle Kanäle zu verbreiten (Social, Online, PR, email)  um die Zielgruppe  zu interessieren und auf das Event heiß zu machen.

Die richtigen Medienpartner: Fachredaktionen interagieren auch gerne live mit Ihren Lesern. So entsteht eine win-win-Situation, da auch bei nicht vorhandenem Mediabudget gute Reichweiten erzielt werden können.

Kooperationen mit Ausstellern: einige Aussteller haben tolle Preise spendiert (Bikes, Gabeln, Bremsen, Abos, Supplements), die wir im Vorfeld und auf dem Event verlosen konnten. So konnten schöne Geschichten über die Gewinner erzählt werden und die kooperierenden Partner konnten ihre Produkte auf der Fotos der Fachpresse präsentieren.